Kunder frågar ofta hur det kommer sig att en stor pall kan försvinna. Svaret är att informationen på godset eller i systemet har kommit bort, säger Henrik Rosén.
Vilka är de vanligaste anledningarna till att sändningar försvinner?
– När det gäller landtransporter är det tre fall som är vanligast. Det första är att adresslappen ramlar av eller är skadas och inte kan registreras. Det andra är att händelserna visar fel, det vill säga att godset existerar, men händelserna visar inte att sändningen är levererad eller var godset befinner sig, säger han. Det tredje är att godset är kasserat, men att reklamationsanmärkningen inte har kommit in i systemet.
Men det finns även ovanligare fall som felleverans och stöld.
– Felleverans ordnas oftast upp även om det kan vara svårt att veta att det löst sig eftersom händelserna är oklara. Stölder är tack och lov ovanliga, säger Rosén vidare.
Inget parallellt universum alltså, utan helt logiska förklaringar. Så vad gör man om ens paket har kommit bort?
– Då ska man kontakta kundservice som skapar ett ärende om en sökning. Därefter återkopplar vi till kunden, säger han.
Om de hittar godset fortsätter hanteringen som vanligt, men om det inte hittas, övergår ärendet till en utredning gällande ersättning.
Har ni några tips till dem som skickar paket och gods?
– För att undvika att händelserna inte uppdateras, bör kunden se till att EDI:n, det vill säga Electronic Data Interchange, vilket är en överföring mellan företag av information såsom lagersaldon och orderbekräftelser, att den är korrekt och skickad innan paketet går iväg, säger han. Se även till att ha belägg för att godset skickats som en kvittens och bekräftelse på att vi har tagit emot det.
Att emballera godset väl är också viktigt så att det inte skadas och på så sätt undviks att kasseras.
Fullständig och korrekt information undviker förvirring.
– Något man kanske inte tänker på, är att när vi har en sändning utan adresslapp och utreder vart den ska, är det inte säkert att vi får tag på det ursprungliga sändningsnumret, säger Rosén.
Ett annat sändningsnummer gör att även om sändningen levereras, är den enligt systemet fortfarande ”borta” och ingen kan veta att den är levererad.
– Det innebär att när paket skickas mellan två företag som hanterar mycket gods, är det lätt att man tappar kontrollen över vad man har skickat och vad man tagit emot, säger han.
Henrik Roséns snabbtips för att undvika problem
1. Lägg i extra kopior av varje adresslapp i varje kolli.
2. Kontrollera EDI:n innan sändningen skickas och spara kvittens som bevis för att vi tagit emot den.
3. Emballera väl.
4. Skaffa en varuförsäkring. Trots att näst intill alla sändningar kommer fram, kan det vara skönt med extra trygghet för kunden som skickar.
Henrik Rosén avrundar med att berätta var du kan se hur man ska emballera och hur deras varuförsäkring ser ut.